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DestockDis – SDL SAS

 

POLITIQUE RELATIVE AUX DONNÉES À CARACTÈRE

PERSONNEL DES CLIENTS / CONTACTS  

1.  PREAMBULE

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD), fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel. 

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables du traitement, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Dans le cas de notre activité, nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel. 

Pour une bonne compréhension de la présente politique, il est précisé que : 

-  le « responsable du traitement » désigne la société DestockDis;

-  le « sous-traitant » désigne  toute  personne  physique  ou  morale  qui  traite  des  données  à caractère personnel pour le compte de DestockDis; 

-  les « personnes concernées » désignent les clients et/ou les contacts de DestockDis ;

-  les « destinataires » désignent les personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel de la part de DestockDis. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des salariés de DestockDis que des organismes extérieurs (partenaires, établissement bancaire, intervenants, etc.).

2.  OBJET 

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à laquelle DestockDis est tenue en application du RGPD et de formaliser les droits et les obligations de ses clients et contacts au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

3.  PORTEE

La présente politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives aux clients et aux contacts de DestockDis. 

DestockDis met tout en œuvre pour que les données soient traitées dans le cadre d’une gouvernance interne précise. Cela étant précisé, la présente politique ne porte que sur les traitements dont DestockDis est responsable et ne vise donc pas les traitements qui ne seraient pas créés ou exploités en dehors des règles de gouvernance fixées par DestockDis.

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par DestockDis ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par DestockDis.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre DestockDis et les clients ou les contacts.

4.  PRINCIPES GENERAUX 

Aucun traitement n’est mis en œuvre au sein de DestockDis concernant des données de clients et de contacts s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour nos services ou traitées en relation avec nos services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD. 

5.  TYPES DE DONNEES COLLECTEES

Données non techniques :

·        Identité 

·        Coordonnées 

Données techniques :

·        Données de connexion (logs)

·        Données d’acceptation (clic) 

6.  ORIGINES DES DONNÉES 

Les données relatives à nos clients et contacts sont généralement collectées directement auprès d’eux. 

La collecte peut aussi être indirecte via des entreprises spécialisées ou via les partenaires et fournisseurs de DestockDis. Dans ce cas, DestockDis prend le plus grand soin à s’assurer de la qualité des données qui lui sont communiquées et de vous informer de ces traitements dans les délais requis. 

7.  FINALITES ET BASES LÉGALES 

Les traitements que nous effectuons reposent essentiellement sur l’exécution du contrat que vous concluez avec nous et sur l’intérêt légitime de DestockDis de constituer des bases de données de clients et prospects. Lorsque c’est nécessaire, DestockDis recueille aussi votre consentement préalable avant tout traitement (ex : newsletter) ou recueillent vos données afin de respecter des obligations légales (ex : conservation de données techniques en ligne).

Selon les cas, DestockDis peut être amenée à traiter vos données pour les finalités suivantes :

-  gestion de la relation clients (GRC) ;

-  gestion de la relation contact (GRP) ;

-  community management ;

-  service client ;

-  gestion des comptes utilisateurs ;

-  gestion des achats ;

-  gestion des jeux concours ;

-  gestion des signalements de comportements contraires aux conditions d’utilisation/CGV ;

-  gestion du consentement et des newsletters ;

-  conservation des données relatives aux obligations légales de sécurité ;

-  amélioration des services et enquête de satisfaction ; 

-  ciblage publicitaire et segmentation ; 

-  statistiques.

8.  DESTINATAIRES DES DONNEES –  HABILITATION & TRAÇABILITÉ

DestockDis s’assure que les données ne sont accessibles qu’à des destinataires internes ou externes habilités.  

Destinataires internes :

- le personnel habilité du service marketing, du service de la régie publicitaire, de la diffusion, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des  services  administratifs,  des services  logistiques  et  informatiques  ainsi  que leurs responsables hiérarchiques ;

- le personnel habilité des services chargés du contrôle (services chargés des procédures internes du contrôle, etc.) ;

 Destinataires externes :

- les partenaires, les sociétés extérieures ou les filiales de DestockDis;

- les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;

- l'organisme en charge de la gestion de la liste d'opposition au démarchage téléphonique ;

- le personnel habilité des sous-traitants.

Les destinataires des données à caractère personnel des clients et contacts au sein de DestockDis sont soumis à une obligation de confidentialité. 

DestockDis décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation. 

Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de clients et prospects font l’objet d’une mesure de traçabilité. 

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à les connaître. Dans ce cas, DestockDis n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

9.  DUREE DE CONSERVATION

La durée de conservation des données est définie par DestockDis au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et, à défaut, en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

 

Traitement

Durée de conservation

Données relatives aux clients

Pendant la durée des relations contractuelles avec DestockDis, augmentée de  3  ans  au  moins  à  des  fins  d’animation  et  de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription

Données relatives aux contacts et prospects

3 ans au moins à compter de leur collecte par DestockDis ou du dernier contact émanant du prospect / du contact

 

Données techniques

 

1 an au moins à compter de leur collecte

 

Données ciblage publicitaire

6 mois à 1 an au moins à compter de leur collecte selon le calendrier

 

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Il est rappelé aux clients et contacts que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que DestockDis ne sont plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

10.  DROITS DES PERSONNES CONCERNEES

  Droit de confirmation, d’accès et de copie

Les clients et contacts disposent d’un droit de demander à DestockDis la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées ainsi que d’un droit d’accès et de copie. 

En cas de demande de copie excessive, DestockDis pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients et contacts.

Si les clients et contacts présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire. 

  Mise à jour – actualisation et rectification

DestockDis satisfera aux demandes de mise à jour automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement ou légalement peuvent être mis à jour et sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit justifier de son identité.

  Droit à l’effacement 

Le droit à l’effacement des données des clients et contacts ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre une obligation légale. 

En dehors de cette situation, les clients et contacts peuvent demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :

-  les données à  caractère  personnel  ne  sont  plus  nécessaires  au  regard  des  finalités  pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ; 

-  lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ; 

-  la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par La société DestockDis et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ; 

-  la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;

-  les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

  Droit post mortem

Les clients et contacts sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem.

  Exercice des droits

Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits, il vous suffit de nous contacter à l’adresse suivante :

contact@destockdis.fr.

Pour que votre demande soit gérée efficacement et rapidement, n’oubliez pas de nous indiquer le(s) droit(s) que vous souhaitez exercer. A toute fin utile, veuillez noter qu’en cas de doute sur votre identité, nous pouvons être amenés à vous  demander la  communication  d’un  document  démontrant  votre identité.

11.  CARACTÈRE FACULTATIF OU OBLIGATOIRE DES RÉPONSES 

Les clients et contacts sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque. 

Dans le cas où des réponses sont obligatoires, DestockDis explique aux clients et contacts les conséquences d’une absence de réponse.

12.  SÉCURITÉ 

Il appartient à DestockDis de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles de sécurité, physiques ou logiques, qu’ils estiment appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures, figurent principalement :

-  la gestion des habilitations pour l’accès aux données ;

-  les mesures internes de sauvegarde ;

-  le processus d’identification ; 

-  la conduite d’audits de sécurité ;

-  l’adoption d’une politique de sécurité des systèmes d’information ;

-  l’adoption de plans de continuité / de reprise d’activité ;

-  l’utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité.

13.  VIOLATION DE DONNÉES

En cas de violation de données à caractère personnel, DestockDis s’engage à en notifier la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD. 

Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les clients et contacts et que les données n’ont pas été protégées, DestockDis en avisera  les  clients  et  contacts  concernés et communiqueront aux clients et contacts concernés les informations et recommandations nécessaires.

14.  DROIT D’INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION AUPRES DE LA CNIL 

Les clients et contacts concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la Cnil en France, si ceux-ci estiment que le traitement de données à caractère personnel les concernant n'est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante : 

CNIL – Service des plaintes

3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07 

Tél : 01 53 73 22 22

15.  ÉVOLUTION

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients et contacts par tout moyen défini par DestockDis, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

16.  POUR PLUS D'INFORMATIONS

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter les services suivants :

contact@destockdis.com

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la Cnil à l’adresse www.cnil.fr.